Статья на РБК: «Как обеспечить соблюдение законодательства в сфере закупок при помощи SRM»

В условиях динамично меняющегося российского рынка закупок и ужесточения законодательных требований эффективное управление закупочной деятельностью становится важнейшим конкурентным преимуществом. Современные SRM-системы позволяют автоматизировать и контролировать весь цикл закупок – от формирования потребности до исполнения договоров. Использование комплексной системы закупок обеспечивает прозрачность, скорость и точность всех процессов, а также помогает компаниям соблюдать требования как Федерального закона № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», так и внутренних документов, регламентирующих закупочную деятельность компаний, которые по 223-ФЗ не работают. Внедрение системы закупок важно для крупных и средних предприятий, государственных корпораций, а также для любых заказчиков, которые стремятся минимизировать риски нарушений и повысить эффективность своей закупочной деятельности.

Законодательные требования и корпоративные стандарты

Федеральный закон № 223-ФЗ устанавливает обязательные правила для соответствующих заказчиков, в том числе требования к публикации информации о закупках, срокам размещения планов, извещений, протоколов, договоров, сведений об их исполнении, включая также обязательные сведения, которые должны быть указаны в этих документах. Важно также полное и правильное оформление всей документации по закупке и своевременное предоставление требуемой отчетности.
Коммерческие заказчики могут разрабатывать собственные корпоративные стандарты, которые содержат дополнительные правила и ограничения (например, требования к различным типам закупочных процедур, требования к размеру обеспечения и другие).

Несоблюдение установленных законом и корпоративными стандартами требований может привести к серьёзным последствиям: штрафам, приостановке или оспариванию результатов закупочных процедур, а также к нарушениям технологических цепочек и сроков поставок.

Ключевые возможности SRM-систем для контроля соблюдения требований

Современные SRM-системы представляют собой мощные цифровые инструменты, которые не просто автоматизируют операции в закупочной деятельности, но и обеспечивают комплексное соблюдение требований законодательства и корпоративных стандартов. Благодаря широкому функционалу такие системы становятся незаменимыми помощниками для заказчиков, работающих по 223-ФЗ и внутренним корпоративным стандартам.

Одной из базовых и наиболее важных возможностей, которая должна быть предусмотрена в продвинутой SRM-системе, является полная автоматизация всех этапов закупочного процесса, включая:

• планирование закупок – система позволяет формировать планы закупок на основе заявленных потребностей подразделений, с учетом объемов финансового обеспечения и исторических данных, что позволяет обеспечить соответствие между потребностями и объемами закупок, а также рационально распределять бюджеты по категориям и подразделениям;
• согласование – система обеспечивает прозрачный и структурированный процесс согласования закупок с участием всех ответственных лиц; все этапы согласования фиксируются в системе, что исключает возможность пропуска или задержки, а встроенные механизмы контроля обеспечивают соблюдение внутренних регламентов и корпоративных стандартов;
• публикация и проведение процедур – с помощью системы автоматически формируют и размещают необходимые документы по процедуре закупок (извещения и закупочную документацию, протоколы, договоры, сведения об исполнении и ряд других) в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) и на электронных торговых площадках (ЭТП), что обеспечивает соблюдение сроков и полноту опубликованной информации;
• контроль исполнения договоров – в системе отслеживают исполнение обязательств поставщиками, фиксируют этапы поставки, качество и сроки выполнения работ или услуг, что позволяет своевременно выявлять отклонения и принимать меры для их устранения.

Ключевым при этом является автоматический контроль сроков и обязательных сведений, требуемых законодательством и внутренними регламентами. Система постоянно мониторит ключевые временные рамки и полноту информации, в том числе:

• сроки публикации – система в соответствии с выбранными настройками направляет ответственным сотрудникам напоминания по различным каналам о необходимости своевременного размещения документов в ЕИС и на ЭТП. Это критично, поскольку несоблюдение сроков публикации может привести к аннулированию закупки и административным штрафам;
• сроки подачи заявок и проведения процедур – система контролирует наступление сроков подачи заявок, проведения аукционов, конкурсов и иных процедур, а при приближении сроков пользователи получают уведомления;
• обязательные сведения – в системе обеспечивается контроль на корректное и полное заполнение всех обязательных реквизитов и полей в документах, что особенно актуально в условиях частых изменений законодательства и обмена информацией с ЕИС и ЭТП. При отсутствии необходимых данных система формирует предупреждения и может блокировать дальнейшее прохождение процедуры до устранения недочетов;
• настройка правил – в системе предусматриваются различные настройки, которые, например, могут позволить выбирать только подходящие значения или динамически менять содержание и набор полей в электронном документе в зависимости от установленных параметров.

Для поддержки автоматизированного контроля на соответствие требованиям в продвинутой SRM-системе может помочь специализированный инструмент. Функциональность данного инструмента позволяет пользователям при обработке электронных документов автоматизировать контроль на соответствие требованиям внутренних регламентов, а также в режиме реального времени осуществлять мониторинг достижения квот закупок товаров российского происхождения. Для этого в SRM-системе используется следующая информация в структурированном виде:

• данные Положения о закупках заказчика и типовых Положений о закупках, загружаемых из ЕИС;
• данные о сроках размещения документов, регламентируемых 223-ФЗ, с учетом визуализации уровней настроенных автоматизированных контролей;
• перечни товаров, работ, услуг, закупка которых проводится у субъектов малого и среднего предпринимательства, а также перечни товаров, работ, услуг, относящихся к инновационной продукции;
• статистические данные по закупкам товаров российского происхождения – для контроля уровня достижения нормативных квот;
• данные по срокам размещения документов согласно Положению о закупках заказчика;
• данные по лимитам закупок у единственного поставщика за определенный период;
• информация об установленных Положением о закупках заказчика размерах обеспечения заявок на участие в закупках, обеспечения исполнения договора.

Также в вопросах контроля и соблюдения обязательных требований существенную роль играет возможность формирования документации и отчетности, соответствующей требованиям Федерального закона № 223-ФЗ и корпоративных стандартов заказчика:

• формирование печатных форм документов – в системе на основе заданных шаблонов генерируются все необходимые документы – планы закупок, извещения, протоколы, проекты договоров и прочие формы, что позволяет обеспечить полноту и корректность сведений в них и минимизирует ошибки и неточности;
• формирование регламентированной и аналитической отчетности – в системе предусматривается формирование необходимой отчетности в соответствии с действующими требованиями, что помогает контролировать ход закупок, анализировать эффективность работы подразделений и выявлять риски и потенциальные проблемы на ранних этапах. 

Результаты

В целом в сфере коммерческих закупок у заказчиков больше свободы в организации закупочной деятельности, ведь основные правила и критерии закупок, а также процедуры определения победителей и основания для конкурентных и неконкурентных закупок заказчик прописывает самостоятельно в своих внутренних регламентах. Однако соблюдение обязательных требований, в том числе установленных внутренними регламентами заказчика, остается приоритетным направлением для совершенствования закупочной деятельности любой компании. Внедрение SRM-системы, включающей в себя необходимые инструменты контроля и проверки соблюдения обязательных требований, позволяет минимизировать риски нарушений, повысить прозрачность и эффективность закупок, а также обеспечить соответствие требованиям Федерального закона № 223-ФЗ и корпоративных стандартов.

Источник: РБК