Статья на РБК: «Больше пользы для бизнеса: неочевидные выгоды от внедрения SRM»

Сегодня SRM-системы — это не просто инструмент для оптимизации закупочных процессов, а мощный ресурс для повышения управляемости, прозрачности и гибкости бизнеса. Современная система закупок позволяет не только автоматизировать полный цикл управления закупками, но и решить множество сопутствующих задач, таких как формирование необходимой нормативно-справочной информации и выстраивание работы с данными, расчет начальной (максимальной) цены различными способами, проверка участников закупки (контрагентов) по различным параметрам и источникам данных, обеспечение возможности согласования и подписания ЭП документов непосредственно в системе и ряд других. При этом необходимо учитывать, что возможности SRM по оптимизации и гибкой настройке сквозного бизнес-процесса закупок во многом влияют на достижение необходимых показателей и конечный результат.

Рассмотрим, какие неочевидные преимущества SRM могут быть полезны для вашего бизнеса. Простота и удобство в процессе работы с документами позволяют значительно экономить время и трудовые ресурсы. Чтобы выстроить качественный процесс работы с документами в системе закупок, нужно сосредоточиться на двух ключевых аспектах.

• Автоматизация документооборота: использование функционала системы для маршрутизации и согласования электронных документов. Это позволяет ускорить процессы и минимизировать ошибки.
• Взаимодействие участников: организация слаженной работы всех вовлеченных сторон, включая интеграцию SRM-системы с другими корпоративными системами, такими как СЭД, ERP, CRM или другой.

На примере SRМ-системы «БФТ.Закупки» рассмотрим, как цифровизация процессов — от маршрутизации документов до настройки замещения сотрудников — помогает повысить управляемость закупок и сделать их более прозрачными и эффективными.

Удобная настройка маршрутов согласования

SRM-система даёт возможность настроить маршрут согласования документа так, чтобы он автоматически подстраивался под конкретные параметры. Для этого используется справочник маршрутов, где задаются основные правила: номер и наименование маршрута, приоритет, перечень согласующих и показатели документа. Исходя из заданных параметров система будет определять, кто и в какой последовательности должен согласовать документ.

Отдельно можно отметить возможность настройки приоритета для маршрута. Если в системе настроено несколько маршрутов, она выберет тот, у которого выше приоритет, чтобы согласование документов проходило по текущему актуальному маршруту. Это дает возможность настраивать процессы согласования в зависимости от изменяемых условий. Такая гибкость позволяет не только ускорить согласование, но и сделать его более прозрачным и управляемым.

Гибкость и автоматизация формирования листа согласования

При установке признака формирования листа согласования в SRM-системе появляется блок для добавления участников, которые должны будут согласовать документ. В справочнике ответственных лиц есть возможность выбрать нужного человека и задать его роль. В системе предусмотрен отдельный статус «Формирование листа согласования», но при необходимости его можно заменить на пользовательский или любой другой, соответствующий бизнес-процессам компании.

Одна из самых полезных настроек — возможность автоматического завершения задач у пользователей с одинаковыми ролями. Например, если в листе согласования сформированы параллельные задачи для нескольких пользователей с одной ролью и один из них выполнил свою задачу, то у остальных задачи будут автоматически закрыты с резолюцией «Не требует согласования». Это значительно упрощает процесс и исключает дублирование задач.

Этапы согласования выстраивают процесс в четкой последовательности. Участники одного этапа работают одновременно, а следующий этап начинается только после того, как все задачи текущего завершены. Это помогает избежать путаницы и обеспечивает четкую структуру процесса согласования.

Кроме того, SRM позволяет настраивать плановые сроки исполнения задач, учитывая рабочие или календарные дни. Это особенно удобно, если нужно подстроиться под график компании или специфику бизнеса.

После добавления всех согласующих и настройки этапов можно указать параметры документа, которые повлияют на выбор маршрута. Например, при обработке документа система будет искать маршрут, соответствующий заданным параметрам, в качестве которых могут выступать, например, заказчик, организатор, объект закупки или какие-то другие.

А ещё система позволяет создавать несколько маршрутов для одного документа. Это удобно, если документы разного типа требуют разного подхода. Например, для определённых категорий товаров или услуг можно настроить отдельный маршрут с уникальными согласующими и сроками.

Замещение и делегирование: SRM-система заботится о непрерывности процессов

Еще одной из ключевых особенностей SRM является возможность гибкого управления задачами, включая их делегирование в период отсутствия сотрудников. Всё это реализуется через функционал журнала выходного дня, который позволяет временно передавать задачи одного сотрудника другому.

Настроить делегирование просто: выбирается сотрудник, задачи которого нужно передать, указывается период замещения и, при необходимости, добавляется пояснение. Важно, чтобы у сотрудника была указана его роль в системе, — это гарантирует корректную передачу задач. Система также позволяет выбирать, какие именно задачи будут делегированы.

Особой частью процесса является уведомление участников. При активации журнала выходного дня все заинтересованные стороны получают уведомления, которые могут быть направлены различными способами: в личный кабинет системы, на электронную почту, в мессенджер или по SMS. В уведомлениях указывается, кто кого замещает, на какой период и по каким задачам. Это обеспечивает прозрачность процесса и исключает путаницу.

Таким образом, SRM-система не только упрощает замещение, но и обеспечивает непрерывность работы, даже если ключевые сотрудники временно отсутствуют.

Согласование документов: как упрощается процесс

При запуске процесса согласования система автоматически ищет подходящий маршрут и формирует лист согласования. Если маршрут не найден, документ обрабатывается по стандартной схеме. Сроки задач рассчитываются автоматически на основании данных системы. Для пользователей с специальными ролями или правами администратора предусмотрена возможность вручную добавлять согласующих на любой этап, корректировать сроки и другие параметры. Если возникает необходимость вернуть документ на редактирование, система позволяет это сделать.

Когда лист согласования сформирован и указаны все необходимые участники, документ отправляется на согласование. На этом этапе система проверяет наличие записей в журнале выходного дня. Если кто-то из согласующих отсутствует, задачи автоматически передаются замещающему. Всё фиксируется в системе, чтобы не было путаницы.

У пользователя при этом все задачи отображаются в разделе «Задачи на исполнение». Здесь можно отслеживать поступившие задачи, которые еще не выполнены. А информация о замещениях хранится в отдельном разделе, доступ к которому гибко настраивается.

Документ можно отозвать на любом этапе — задачи снимаются, участники уведомляются. При повторной отправке документа на согласование осуществляется поиск соответствующего маршрута и формирование листа согласования на основании найденного маршрута, при этом если в предыдущей версии были вручную добавлены согласующие, они автоматически подтягиваются в новую версию листа согласования вне зависимости от того, будет ли найден маршрут или нет.

После успешного согласования документ переходит в статус «Согласован». Если нужно, его можно подписать электронной подписью. Вся информация о выполненных задачах, включая комментарии и прикрепленные файлы, сохраняется в листе согласования. Это позволяет легко отслеживать историю согласования и принимать обоснованные решения.

Заключение

Современная SRM-система — это не просто набор функций, а полноценный механизм для поддержания непрерывности бизнеса. Возможности системы по настройке различных маршрутов согласования документов, добавления необходимых согласующих, настройке индивидуальных сроков и делегирования задач помогают минимизировать простои и обеспечивают выполнение задач даже в отсутствие ключевых сотрудников.

Правильная настройка маршрутов и использование всех возможностей системы не только упрощают работу с документами, но и делают процессы более гибкими, что особенно важно в условиях меняющихся требований бизнеса. Система берёт на себя рутинные задачи, минимизирует ошибки и обеспечивает чёткую структуру процессов — и в результате закупочные процедуры становятся более управляемыми, а сотрудники могут сосредоточиться на стратегически важных задачах, не тратя время на бюрократию.