Статья на РБК: «Управление активами в компании: как не упустить возможности?»

Роль профильных и непрофильных активов в организации

Разделение активов компании по характеру их использования в ее основной деятельности на профильные и непрофильные – важная часть процесса управления имуществом. Сбалансированный состав и оптимальная структура активов напрямую влияют на эффективность компании, ее финансовую и организационную устойчивость.

Профильные активы в общем значении определяются как имущество, необходимое организации для осуществления основного вида деятельности либо используемое для реализации долгосрочной программы развития и утвержденной стратегии, а также соответствующее критериям профильности.

Соответственно, непрофильные активы – это имущество, которое не связано с основной деятельностью организации, не играет существенной роли в обеспечении ее бизнес-процессов и почти не оказывает влияние на прибыль. Такой статус могут иметь, например, недвижимость и земельные участки, транспортные средства, промышленное оборудование и компьютерная техника, ценные бумаги и многое другое.

Причины возникновения непрофильных активов могут быть разными. Так, многие государственные компании еще в 1990-х годах, после приватизации или реорганизации госпредприятий, получили на баланс участки, здания и другое имущество, которому в настоящее время они не могут найти применения. Что касается коммерческих компаний – непрофильные активы возникают у них чаще всего вследствие проведения определенных изменений: после модернизации оборудования, ликвидации одного из направлений бизнеса и т.д.

Принципы управления активами государственных и коммерческих организаций имеют сходства и различия. Например, финансирование обслуживания имущества (плановая проверка оборудования, ремонт транспорта) в государственных учреждениях происходит централизованно, за счет выделения целевых денежных средств и сопровождается тщательным контролем вышестоящих органов. В коммерческих организациях финансирование более гибко варьируется, зависит от полученной прибыли, а результаты контролируются топ-менеджментом. Оценка активов в обоих случаях происходит по их первоначальной стоимости, но организации госсектора трактуют это понятие как справедливая стоимость на дату приобретения, а коммерческие – как рыночную стоимость.

Различия заключаются также в следующих аспектах:

• управление имуществом (организационно-правовые формы, права и обременения, приобретение, отчуждение);
• эксплуатация и содержание (стратегия эксплуатации имущества, подходы к техническому обслуживанию и ремонтам, ресурсообеспечение, планирование потребностей, финансирование);
• профильная эксплуатация (особенности по видам основной деятельности организации).

Подробное углубление в специфику каждого из этих аспектов – прерогатива конкретных подразделений, занимающихся управлением активами. В данном обзоре нам важно подчеркнуть разнообразие и сложность сценариев этого процесса. 

Практика освоения непрофильных активов позволяет разделить их на две разновидности.

Инвестиционные (резервные) активы – это имущество, которое пока не используется в деятельности организации и не приносит ей доход, но потенциально в будущем может это делать. Это, например, земельные участки, которые компания планирует ввести в оборот, когда потребуется расширение бизнеса.

Избыточные активы – те, которые выработали ресурс или изначально непригодны к использованию, но остаются на балансе организации. Чаще всего их содержание влечет дополнительные издержки. Например, морально устаревшая и выведенная из эксплуатации техника занимает место на складе, а за неиспользуемое помещение организация платит коммунальные платежи.

Таким образом, непрофильные активы могут нести потенциальную пользу либо быть обременением. В первом случае необходимо четко понимать, как это имущество потенциально способно принести финансовую выгоду. Для этого нужно провести их инвентаризацию и классификацию, организовать их грамотный учет. Во втором случае – стоит задуматься о продаже имущества или сдаче его в аренду. Реализация избыточных непрофильных активов позволит привлечь компании дополнительные финансовые средства, способствует повышению инвестиционной привлекательности компании и позволит ей сосредоточиться на обслуживании только тех активов, которые необходимы для достижения стратегических целей. Однако этот вариант возможен, только если на данный вид имущества на рынке существует спрос. 

Сложности управления активами

Большое количество объектов имущества требуют от организации управления сложными бизнес-процессами. Среди них – учет и эксплуатация профильных активов на протяжении всего их жизненного цикла, оценка потенциального полезного применения непрофильных активов и др. Только регулярный, полный и объективный учет имущества позволяет вести полноценный контроль его надлежащего использования, оперировать объективными метриками и оценивать пользу профильных активов в контексте всего бизнеса.

Если они находятся внутри крупной распределенной структуры, информацию о них трудно собрать в единый реестр, постоянно обновлять, вести мониторинг обслуживания имущества. Ситуация усугубляется, если сведения об управлении активами собираются только на бумажных носителях (технические планы, паспорта объектов, регламенты), а также если она доступна только на рабочих станциях отдельных сотрудников.

Также любой организации необходимо тщательно планировать затраты на обслуживание имущества, сравнивать финансовые показатели предыдущих и текущих работ, прогнозировать дальнейшие расходы. Без надлежащего учета активов это невозможно – в противном случае затраты на их содержание могут значительно превысить ожидаемую сумму, что скажется на общих финансовых показателях компании. Особенно актуально это для организаций с большим объемом активов, эксплуатация которых сильно сказывается на бюджете.

Справиться с этими вызовами организациям помогают централизованные системы управления имуществом. К этой категории относятся разные классы систем: например, ТОиР (управление техническим обслуживанием и ремонтом), CAFM (Computer Aided Facilities Management, управление недвижимостью) и EAM (Enterprise Asset Management, управление физическими активами).

Системы класса CAFM фокусируются на управлении объектами недвижимости для предоставления цифровых сервисов. В свою очередь, EAM-системы направлены на учёт активов и управление их жизненным циклом, включая задачи обслуживания и ремонта. Сосредоточимся на этих решениях как на наиболее универсальном классе систем, предназначенных для комплексного управления имуществом.

Возможности автоматизации управления активами

EAM-система представляет собой централизованную платформу, на которой аккумулируются данные обо всех физических активах организации и реализованы инструменты управления ими. Для сотрудников, ответственных за эксплуатацию имущества, это единое информационное пространство взаимодействия. Кроме того, компонентами комплексной системы могут быть IoT-устройства, такие как камеры, датчики и сенсоры, предназначенные для мониторинга состояния оборудования в режиме онлайн и проактивного обслуживания.

Автоматизированный анализ данных об активах организации, в том числе их текущем состоянии, истории обслуживания и прогнозах, позволяет принимать обоснованные решения о том, насколько эффективно используется профильное имущество в соответствии со своим статусом, стоит ли задумываться о его замене или модернизации.

Функциональность современной EAM-системы подразумевает реализацию сквозного процесса управления активами. Этот цикл состоит из следующих этапов:

• систематизация сведений об объектах имущества, при необходимости – проведение аудита их состояния;
• регулярный учет объектов эксплуатации, включая автоматизированное ведение и пополнение реестра имущества с помощью интеграции со смежными системами;
• планирование потребности в регламентированных мероприятиях по обслуживанию имущества и потребности в материально-технических ресурсах;
• бюджетирование расходов на мероприятия по обслуживанию имущества;
• непосредственное планирование указанных мероприятий (работ);
• при необходимости – заключение и контроль договоров с подрядчиками;
• постановка задач, доведение задач до исполнителей, контроль их выполнения;
• контроль расходов, анализ отклонений от запланированных затрат;
• различная оперативная аналитика: отчетность по выполненным работам, составление прогнозов и планов предиктивного обслуживания, динамика расходов, визуализация отклонений показателей эффективности (например, снижения производительности станков)

Бизнес-эффективность систем управления активами

Внедрение системы управления активами приносит бизнесу ощутимые преимущества. Главные из них:

• повышение эффективности использования имущества;
• снижение трудоемкости учета, предоставления сведений об имуществе вышестоящим организациям и руководству;
• увеличение полезного срока эксплуатации имущественных активов благодаря повышению эффективности процессов обслуживания и ремонтов;
• оптимизация затрат на содержание имущества и снижение операционных расходов;
• повышение качества управленческих решений с помощью аналитических инструментов, оптимизация имущественного портфеля, повышение рентабельности активов;
• увеличение рентабельности имущества, оценка потенциальной пользы непрофильных активов или возможности их продажи;
• снижение риска возникновения аварийных ситуаций на оборудовании благодаря своевременному проведению планово-предупредительного ремонта.

Так, аналитические инструменты в составе EAM-системы могут в виде наглядных графиков и дашбордов предоставить информацию о динамике расходов на содержание имущества, ранжированнный по расходам и доходам перечень имущества, метрики эффективности управления объектами, загруженность персонала, занимающегося его обслуживанием, распределение средств на проведение регламентных работ и многие другие показатели. Это позволяет руководителям лучше контролировать надлежащее выполнение регламентных работ, отслеживать направления расходов, выявлять возможные отклонения от процесса и оперативно принимать меры для их устранения, определять избыточные активы.

EAM-системы востребованы в самых разных отраслях экономики. Например, в сфере ЖКХ решение для управления имуществом позволяет планировать ремонтные работы в коммунальных системах, вести мониторинг качества их эксплуатации. Активно применяют EAM-системы транспортные и логистические предприятия, учреждения здравоохранения и многие другие. Внедрение EAM будет актуальным для организации, в которой:

1. Большой имущественный комплекс (по объектам или площади);

2. Территориальное распределение объектов имущества;

3. Много филиалов, дочерних или зависимых организаций;

4. Учет имущества все еще ведется в электронных таблицах;

5. Постоянно формируются и используются различные отчеты;

6. Более 20% имущественных активов непрофильные;

7. Предусмотрено бюджетное планирование на мероприятия ППР;

8. Документооборот по технической эксплуатации ведется на бумаге;

9. Предприятие с опасными производственными объектами;

10. Высокие издержки из-за простоев оборудования.

Согласно различным источникам, внедрение EAM-системы позволяет организациям добиться значительного улучшения показателей эффективности: в частности, сократить время простоя оборудования в среднем на 20%, затрат на техническое обслуживание – в среднем на 15%, увеличить производительность работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования на 40-55%, уменьшить капитальные затраты на 50-90%.

Источник: РБК