Эффективная модель внедрения и организация работы по формированию и ведению регионального банка данных

Отправной точкой для любого проекта по автоматизации процессов в государственном секторе, является организационно-распорядительный документ, указывающий на необходимость создания или внедрения того или иного программного продукта.

Основанием для создания единой системы учета семей и несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении (далее - СОП) и автоматизации механизмов межведомственного взаимодействия субъектов системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних (далее – субъекты профилактики, система профилактики) посредством автоматизированной информационной системы (далее - АИС) может выступать постановление высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ (постановление правительства, администрации субъекта РФ) или распоряжение главы субъекта РФ (распоряжение Губернатора).

Вышеуказанный документ должен отражать информацию о целях создания регионального банка данных, разграничивать полномочия задействованных во внедрении регионального банка данных структур, уполномочивать комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав субъекта РФ (далее – КДН и ЗП, комиссия) на организацию и обеспечение деятельности по формированию и ведению регионального банка данных, а также содержать  рекомендации (указания) для глав муниципальных образований о необходимости провести мероприятия по внедрению регионального банка данных на территориях соответствующих муниципальных образований.

1. Подготовка нормативно-правовой базы

Разработка положения о порядке формирования и ведения банка данных

В целях организации эффективного межведомственного взаимодействия субъектов профилактики, разрабатывается и утверждается положение о порядке формирования и ведения регионального банка данных (далее – Положение).

 Положением устанавливаются: 

• единый порядок, а также цели и задачи формирования и ведения регионального банка данных;
• категории семей и несовершеннолетних, сведения о которых подлежат внесению в региональный банк данных (семьи и дети находящиеся в социально опасном положении (далее - СОП), состоящие на внутришкольном учете, в ОМВД и т.д.);
• субъекты профилактики, обеспечивающие формирование и ведение регионального банка данных в муниципальных образованиях (далее - муниципальный уровень);
• субъекты системы профилактики на уровне субъекта РФ (далее - региональный уровень), использующие в своей деятельности, сформированные в региональном банке данных сведения;
• основные функции субъектов системы профилактики по формированию и ведению регионального банка данных. 

Назначение лиц, ответственных за обеспечение порядка формирования и ведения регионального банка данных на муниципальном и региональном уровнях

В целях исполнения требований Положения в части обеспечения порядка формирования и ведения регионального банка данных, на региональном и муниципальном уровнях, производится назначение ответственных лиц.

В отделе, обеспечивающем деятельность КДН и ЗП субъекта РФ назначается лицо, ответственное за формирование и ведение регионального банка данных в субъекте РФ. Основные задачи ответственного лица, обеспечить:

• порядок формирования и ведения регионального банка данных в субъекте РФ;
• координацию действий субъектов профилактики, контроль и координацию деятельностью районных (городских) КДН и ЗП по формированию регионального банка данных.
• анализ и подготовку проектов постановлений о внесении изменений в нормативные правовые акты субъекта РФ, направленные на обеспечение порядка формирования банка данных;
• организацию и проведение выездных проверок деятельности районных (городских) КДН и ЗП, а также органов и учреждений субъектов профилактики по соблюдению Порядка формирования и ведения банка данных;
• определение алгоритмов развития регионального банка данных,  выбор механизмов реализации технических решений по модернизации банка данных;
• организацию обучающих семинаров, иные мероприятия направленные на обеспечение Порядка формирования и ведения регионального банка данных.

На муниципальном уровне, из числа специалистов отделов по обеспечению деятельности КДН и ЗП, приказами администраций муниципальных образований назначаются ответственные за обеспечение порядка формирования и ведения регионального банка данных в муниципальном образовании.

Указанные специалисты осуществляют:

• контроль и координацию действий по формированию и ведению регионального банка данных субъектами системы профилактики на муниципальном уровне;
• несут ответственность за обеспечение порядка формирования и ведения регионального банка данных на муниципальном уровне;
• оказывают необходимую методическую помощь по работе с банком данных субъектам системы профилактики;
• производят формирование картотек семей и несовершеннолетних учетной категории, выполняют иные функции направленные на обеспечение Порядка формирования и ведения регионального банка данных.

В исполнительных органах государственной власти, в органах федеральной власти субъекта РФ, в органах местного самоуправления, назначаются лица, ответственные за обеспечение порядка формирования и ведения регионального банка данных подведомственными учреждениями и осуществляющие контроль за их деятельностью.

В органах и учреждениях субъектов профилактики, назначаются лица, обеспечивающие формирование и ведение регионального банка данных.

 Внесение изменений в нормативные правовые акты субъекта РФ

В целях исполнения требований Положения, в нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность КДН и ЗП регионального и муниципального уровня, вносятся соответствующие изменения:

• об отнесении к полномочиям КДН и ЗП субъекта РФ и отделу обеспечивающему деятельность КДН и ЗП субъекта РФ функций по обеспечению деятельности по формированию и ведению регионального банка данных в субъекте РФ;
• об отнесении к полномочиям районных (городских) КДН и ЗП функций по формированию и ведению регионального банка данных.

2. Организационно-техническое обеспечение

Отдел, обеспечивающий деятельность КДН и ЗП субъекта РФ:

• осуществляет необходимую организационно-методическую помощь субъектам профилактики всех уровней;
• организацию выездной работы, помощь в организации выездных семинаров для обучения специалистов;
• работу по планированию автоматизированных рабочих мест;
• подготовку требований к модернизации автоматизированной информационной системы, посредством которой производится формирование и ведение регионального банка данных;
• иные мероприятия по обеспечению порядка формирования банка данных в регионе.

Исполнительный орган государственной власти в субъекте РФ, обеспечивающий деятельность в сфере цифрового развития и использования информационных технологий, формирования информационных ресурсов и обеспечения доступа к ним:

• сопровождение мероприятий по модернизации и развитию регионального банка данных, подготовку и заключение государственных контрактов на выполнение работ по модернизации и развитию регионального банка данных и иных мероприятий, направленных на его поддержку;
• приобретение необходимого программного обеспечения для функционирования регионального банка данных (АИС, криптографический комплекс, система защиты информации);
• заключение государственных контрактов на выполнение работ по «приведению процессов обработки информации в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации и реализации единого подхода к построению программно-технических систем защиты объектов информатизации» на автоматизированных рабочих местах задействованных в формировании и ведении регионального банка данных (далее – аттестация рабочих мест);
• предоставление и техническое сопровождение сервера для размещения баз данных регионального банка данных, а также обеспечение бесперебойного доступа к ним;
• подключение задействованных в проекте рабочих мест к базам данных посредством защищенной виртуальной сети;
• техническое и консультационное сопровождение по вопросам работы в защищенной сети.

3. Выбор технологии хранения баз данных и планирование необходимого количества серверного оборудования

Следующими этапами после распределения ролей в организационно-техническом обеспечении являются выбор технологии хранения баз данных и планирование необходимого серверного оборудования.

Первый вариант справедлив при работе с большими объемами данных, когда речь идет о крупных регионах, с большим количеством муниципальных образований. Такая технология позволяет использовать в работе сеть серверов для хранения муниципальных баз данных и единый региональный сервер, для формирования сводной, единой базы регионального банка данных.

Второй вариант позволяет вести работу всех муниципалитетов в единой базе данных в режиме онлайн.

Третий вариант, возможен при внедрении регионального банка данных в географически сложных регионах, где удаленные поселения и районные центры находятся территориально в труднодоступных местах. Необходимо принять во внимание, что качественными каналами передачи данных такие поселения обеспечены не всегда. При работе с такими территориями, стоит рассмотреть возможность размещения промежуточных серверов баз данных на территории таких муниципальных образований для формирования муниципальных баз данных, и последующей их репликации с единой, сводной базой данных регионального банка данных.

Оптимальным на сегодняшний день вариантом, является размещение баз данных на централизованном региональном сервере. В случае отсутствия стабильных высокоскоростных каналов связи, в отдельных муниципальных образованиях необходима установка промежуточных, муниципальных серверов баз данных с обеспечением каналов связи между ними и региональным сервером.

4. Выбор программного обеспечения

При рассмотрении вариантов приобретения или разработки собственного программного обеспечения для формирования регионального банка данных, необходимо отталкиваться от выбранной архитектуры хранения баз данных.

При работе всех пользователей на едином региональном сервере банка данных, оптимальным вариантом будет являться АИС, позволяющая подключаться к региональному банку данных через веб-интерфейс, что позволяет отказаться от необходимости установки на компьютерах пользователей дополнительного программного обеспечения (клиентских приложений), и необходимости последующего его обновления и сопровождения.

При выборе схемы с распределенными серверами, при отсутствии на рабочих местах стабильных каналов передачи данных, целесообразно рассмотреть технологии с использованием клиентских приложений, позволяющих работать в режиме офлайн, при потере соединения с серверами баз данных.

5. Установка программного обеспечения, аттестация рабочих мест

После выбора технологии хранения баз данных, приобретения либо подготовки для работы в проекте уже существующих серверов, необходимо произвести подготовку для работы с банком данных автоматизированных рабочих мест.

В соответствии с действующим законодательством, автоматизированные рабочие места на которых производится обработка персональных данных, в обязательном порядке подлежат процедуре «аттестации» для работы с персональными данными, также аттестации подлежит информационная система в целом (комплекс рабочих мест и серверов банка данных).

После аттестации производится настройка автоматизированных рабочих мест и ввод информационной системы в эксплуатацию.

6. Работа по формированию и ведению банка данных

На первых этапах внедрения регионального банка первоочередными мероприятиями являются подготовка правовой базы, приобретение или разработка программного обеспечения и организация рабочих мест, в связи с чем, делать упор на максимальную автоматизацию рабочих мест в учреждениях системы профилактики одним потоком нецелесообразно.

При условиях работы в режиме ограниченного финансирования, после ввода системы в эксплуатацию необходимо произвести регистрацию пользователей, первичное наполнение банка данных сведениями о семьях и несовершеннолетних, выполнить формирование и настройку справочников и т.д. На данном этапе организации рабочих мест в отделах по обеспечению деятельности КДН и ЗП на муниципальном и региональном уровнях будет достаточно.

В последующем рекомендуется ежегодное планирование мероприятий по развитию и поддержке регионального банка данных.

Работы по внедрению и дальнейшему развитию банка данных можно разделить на несколько основные этапов в хронологии реализации:

• подготовка нормативно-правовой базы;
• планирование размещения серверов;
• планирование первоочередных рабочих мест;
• приобретение и установка программного обеспечения;
• аттестация рабочих мест;
• ввод системы в эксплуатацию;
• первичное наполнение банка данных;
• формирование картотек семей и несовершеннолетних состоящих на учете в КДН и ЗП;
• внесение в банк данных сведений о мероприятиях проводимых в отношении семей и несовершеннолетних, иные необходимые данные;
• планирование и подключение к банку данных автоматизированных рабочих мест в органах и учреждениях системы профилактики;
• формирование в банке данных сведений о заседаниях комиссии;
• формирование в банке данных планов ИПР;
• формирование учреждениями системы профилактики в банке данных сведений о проводимых в рамках ИПР мероприятиях;
• переход на контроль реализации ИПР посредством ввода в банк данных;
• ежегодное планирование мероприятий по модернизации поддержке и развитию банка данных;
• организация обучающих семинаров.

7. Инструменты для обеспечения порядка формирования банка данных

В первую очередь это аналитика участия в формировании банка данных органов и учреждений субъектов системы профилактики. На основании полученных данных можно построить ряд заключений о фактическом участии субъектов в формировании банка данных, определить алгоритм действий на увеличение эффективности формирования банка данных. Такая работа проводится систематически как на уровне муниципалитетов, так и на уровне региона.

На уровне муниципалитетов, ответственными за обеспечение порядка формирования банка данных проводится работа по организации выборочных сверок внесенных в банк данных сведений с документированными данными, находящимися в распоряжении органов и учреждений, выносятся на рассмотрение районных (городских) комиссий вопросы по исполнению положения о порядке формирования банка данных, проводятся иные мероприятия.

Ответственным за обеспечение порядка формирования банка данных проводятся выездные проверки в муниципальные образования с целью выявления причин и условий, препятствующих обеспечению порядка формирования и ведения банка данных и оказания методической помощи. Производится посещение органов и учреждений муниципальных образований с целью сверки и корректировки данных в формате прямого диалога с непосредственными участниками формирования банка данных, рассматриваются замечания и предложения по модернизации программного комплекса. По результатам проведенных проверок в муниципальные образования направляются замечания и рекомендации по увеличению эффективности проведения работ по формированию банка данных.

8. Заключение

В условиях современности, автоматизация процессов и централизованного хранения данных стали не просто удобным инструментом, предназначенным для облегчения человеческого труда, а необходимостью, неотъемлемой частью деятельности. При специфике деятельности субъектов профилактики, возможность оперативно получить необходимую информацию, без необходимости делать запросы на бумаге и дожидаться ответа – неоспоримое преимущество информационных системы.

 Учитывая, что при выявлении признаков, говорящих о том, что ребенок находится в ситуации угрожающей его жизни, здоровью, выявляются признаки психического или физического насилия, время получения оперативной информации о ситуации в семье или о самом ребенке, может значительно повлиять на качество организованных с ним мероприятий.

Такие инструменты, как фиксация хода реализации ИПР в едином хранилище данных, позволяют значительно увеличить эффективность межведомственного взаимодействия, своевременную информированность о принимаемых мерах, и в целом способствует согласованности действий субъектов профилактики, организации эффективной работы с семьями и несовершеннолетними, обеспечивающей комплексное решение проблем социального неблагополучия.

По всем вопросам, связанным с применением описанных механизмов,

 Вы можете обращаться к специалистам Компании БФТ:

question@bftcom.com

+7 (495) 784-70-00