В настоящее время мы все тем или иным образом принимаем активное участие в цифровизации государственного управления Российской Федерации. За последнее время было сделано не мало шагов в этом направлении, созданы и введены в эксплуатацию целый ряд электронных ресурсов как для организаций всех форм собственности, так и для физических лиц. Свою роль в направлении развития электронной России сыграла и пандемия коронавируса.

Цифровизация касается всех сфер деятельности учреждений, включая и организацию и ведение бюджетного (бухгалтерского) учета (далее – бухгалтерского учета). Напомним, что с начала текущего года при ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями применяются унифицированные формы первичных учетных электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета (далее совместно – электронные документы).

На сайте Минфина России опубликован приказ от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее – Приказ № 61н). Приказ направлен на регистрацию в Минюст России, поэтому возможны изменения.

Приказом № 61н вводятся новые унифицированные формы электронных первичных учетных документов. Их перечень приведен в Таблице 1:

Помимо электронных первичных учетных документов добавляются новые электронные регистры бухгалтерского учета (см. Таблицу 2).

Согласно Приказу № 61н формы электронных документов состоят из 3 частей:

1. Заголовочной
2. Содержательной
3. Оформляющей

Каждая из частей содержит предусмотренные унифицированными формами реквизиты и соответствующие им коды. Коды присваиваются согласно общероссийским классификаторам технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.

В методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 61н, подробно изложены обязательные реквизиты для каждой из частей электронного документа и порядок из заполнения.

Особо следует обратить внимание на оформляющую часть электронного документа. Оформляющая часть электронного документа содержит электронные подписи должностных лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни,  за его оформление электронным первичным учетным документом, за содержащиеся в электронном документе данные, а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (если данные подписи предусмотрены формой документа).

Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью, но методическими указаниями предусмотрены случаи подписания и простой электронной подписью.

Применение простой электронной подписи позволяет без дополнительных затрат организовать внутренний юридически значимый электронный документооборот при ведении хозяйственной жизни учреждений.

 Часть электронных документов, согласно Приказа № 61н, должна быть подписана несколькими ответственными лицами (комиссией). В таком случае неотъемлемой частью такого документа является лист голосования. Лист голосования подписывается членами комиссии простой электронной подписью, а председатель комиссии применяет квалифицированную электронную подпись.

К бухгалтерскому учету электронный документ принимается при заполнении всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой электронного документа. Важным моментом при приеме электронного документа к бухгалтерскому учету является наличие на документе квалифицированной подписи руководителя или уполномоченного им лица.

Приказ № 61н обязателен для применения всеми организациями бюджетной сферы и иными организациями в части осуществляемого ими ведения бюджетного учета начиная с 1 января 2023 года. Применение электронных документов ранее указанного срока возможно в случае, если такая возможность предусмотрена учетной политикой учреждения.

Уполномоченная организация, которой по решению Правительства Российской Федерации переданы полномочия по ведению бюджетного учета отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, применяют электронные документы, утвержденные Приказом № 61н, с 1 января 2022 года.

Применение новых форм электронных документов требует провести в учреждениях ряд мероприятий. Прежде всего, необходимо наделить всех участников информационного взаимодействия электронными подписями. Применение простых электронных подписей необходимо осуществлять в соответствии с Федеральный законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ.

Вторым важным моментом при организации электронного взаимодействия является график документооборота: в него необходимо будет внести изменения, отражающие нормы Приказа № 61н. Для примера рекомендуем использовать график документооборота, утвержденный приказом Федерального казначейства от 11.01.2021 № 2н «Об утверждении Графика документооборота при централизации учета и признании утратившим силу приказа Федерального казначейства от 31 декабря 2019 г. № 41н.