Ни для кого не секрет, что в настоящее время осуществляется масштабный переход государственных органов власти и организаций бюджетного сектора на электронный документооборот (далее – ЭДО). Аналогичные процессы происходят и в негосударственном секторе экономики. Переход к ЭДО позволит существенно сократить затраты на обмен документами между хозяйствующими субъектами, на содержание архивов и позволит оптимизировать процессы ведения деятельности. Но для полноценного применения ЭДО необходима адаптация законодательства под новые условия. Государственной Думой Российской Федерации в апреле текущего года в первом чтении был принят законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – Законопроект).

Законопроектом в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ вносятся новые статьи, определяющие, в числе прочих, порядок преобразования документов на материальных носителях в электронный вид и обратно, порядок хранения электронных документов, перечень лиц, имеющих право проводить преобразование документов. Перечень новых статей приведен в Таблице 1.

Таблица 1.

Новые статьи Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 года №149-ФЗ
Статья 11.2. Конвертация электронных документов
Статья 11.3. Создание электронных и материальных дубликатов документов
Статья 11.4. Хранение электронных документов
Статья 11.5. Сроки хранения документа, в отношении которого создан электронный дубликат или проведена конвертация
Статья 11.6. Осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов
Статья 11.7. Лицензирование деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов
Статья 11.8. Особенности деятельности лиц, получивших лицензию на осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов

Согласно законопроекту преобразование документов делится на конвертацию электронных документов и создание электронных и материальных дубликатов документов. 

---

Конвертация электронного документа - это преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания

Примером конвертации электронного документа является платежный документ: для отправки документа в систему «клиент – банк» производится его преобразование в специальный формат, затем осуществляется импорт в систему и после этого путем обратного преобразования обеспечивается возможность увидеть документ в привычном виде. Следует обратить внимание, что конвертация документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, недопустима.

---

В отличие от конвертации дубликат документа не требует дополнительных технических средств для его отображения. Дубликат документа может быть как электронный, так и на материальном носителе.

Электронный дубликат документа - это представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе	Материальный дубликат документа – это документ на материальном носителе, не требующий применения технических средств для воспроизведения

При этом НЕ ДОПУСКАЕТСЯ СОЗДАНИЕ РАВНОЗНАЧНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ И МАТЕРИАЛЬНЫХ ДУБЛИКАТОВ В ОТНОШЕНИИ:

• документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;
• документов Архивного фонда Российской Федерации;
• документов, удостоверяющих личность;
• иных документов, если запрет на создание их электронных и материальных дубликатов предусмотрен федеральными законами.

Конвертированный электронный документ и дубликат документа являются равнозначными исходному документу при одновременном выполнении следующих условий:

Конвертированный документ	Дубликат документа
Конвертация проведена: лицом, подписавшим исходный электронный документ, правопреемником такого лица или лицом, от имени которого на законных основаниях подписан документ (далее - обладатель документа) лицами, подписавшими документ совместно (далее также - обладатель документа) юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, получившими лицензию на осуществление деятельности иными лицами без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами	Дубликат документа создан обладателем исходного документа либо обладателями исходного документа совместно, юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, получившими лицензию на осуществление деятельности, иными лицами без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами
В конвертированном электронном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного электронного документа	В дубликате документа в неизменном виде сохранено визуальное представление (содержание и форма)  исходного документа
Конвертированный электронный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, проводящих конвертацию	Дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной или собственноручной подписью лиц, создающих дубликат документа
Конвертированный электронный документ или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, позволяет определить дату, время проведения конвертации исходного электронного документа; конвертированный электронный документ содержит метку доверенного времени и позволяет определить формат исходного электронного документа	Электронный дубликат документа или усиленная квалифицированная электронная подпись, которой он подписан, позволяет определить дату и время создания дубликата документа; электронный дубликат документа содержит метку доверенного времени
Усиленная квалифицированная электронная подпись, которой подписан исходный электронный документ, проверена и ее принадлежность подтверждена в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»	Соблюдены требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов
Соблюдены требования к процедуре конвертации электронных документов

Законопроектом определяются лица, которые имеют право проводить конвертацию электронных документов и создавать дубликаты документов. К таким лицам относятся:

• обладатели документа;
• юридические лица или индивидуальные предприниматели, получившие лицензию на осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов;
• иные лица без получения ими лицензии в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Требования к процедуре конвертации электронных документов, к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов и к хранению электронных документов устанавливаются Правительством Российской Федерации. Для организаций, деятельность которых регулируется и контролируется Банком России, такие требования устанавливаются по согласованию с Банком России.

---

Следует обратить особое внимание, что если иное не предусмотрено федеральными законами, требования к процедуре конвертации электронных документов, к процедуре создания электронных и материальных дубликатов, а также порядок хранения электронных документов обладатели документов определяют самостоятельно.

---

Хранение электронных документов может выполняться как непосредственно обладателем документа, так и юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, с которым у обладателя документа заключен договор на оказание таких услуг.

При этом у юридического лица или индивидуального предпринимателя должна быть лицензия на осуществление деятельности по хранению электронных документов. Независимо от того, кем выполняется хранение электронных документов, должна быть обеспечена неизменность юридической значимости электронного документа, подписанного электронной подписью.  Юридическая значимость признается неизменной, если в течение срока хранения электронного документа обеспечиваются:

• неизменность и целостность электронного документа, его пригодность для использования, в том числе возможность его предоставления третьим лицам;
• автоматическая регистрация действий, осуществляемых с электронным документом в течение срока его хранения, установленного нормативным правовым актом, и сохранность соответствующей информации в течение указанного срока и трех лет после его истечения;
• подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного обладателем документа, лица, осуществляющего хранение электронного документа на основании лицензии, или иного лица, осуществляющего хранение электронного документа, а также повторное подписание электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью одного из указанных лиц в случае истечения срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
• подтверждение действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, которой первоначально подписан переданный на хранение электронный документ, осуществляемое в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;
• возможность предоставления третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором, хранящегося электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, а также информации, предусмотренной пунктом 2 настоящей части;
• соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

В общем случае сроки хранения конвертированных электронных документов должны быть равны срокам хранения исходных электронных документов. При этом на дату проведения конвертации срок хранения исходного электронного документа не должен быть истекшим.

Аналогичные требования предъявляются и к срокам хранения электронных дубликатов документов: срок хранения электронного дубликата документа должен быть равен не истекшему на дату создания дубликата сроку хранения исходного документа на материальном носителе. Однако, по решению обладателя электронного документа срок хранения исходного электронного документа (исходного документа на материальном носителе), если иной срок не установлен федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации или нормативным актом Центрального банка Российской Федерации, может быть сокращен до одного года с даты конвертации (даты создания дубликата). Данная возможность не распространяется на документы Архивного фонда Российской Федерации.

Лицензирование деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 4 мая 2011 года №99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Исходя из текста вышеупомянутого Законопроекта, лицензия выдается отдельно на каждый вид деятельности: на конвертацию электронных документов, на создание электронных и материальных дубликатов документов и на хранение электронных документов. Перечень требований указан в статье 11.6 Законопроекта.

Следует отметить, что помимо общих требований к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, указанных в части 1 статьи 11.6 Законопроекта, для каждого вида деятельности существуют дополнительные требования. Например, для получения лицензии на проведение конвертации электронных документов у юридического лица или индивидуального предпринимателя должны быть утвержденные им внутренние документы, определяющие порядок проведения конвертации электронных документов, в котором, в том числе, предусмотрено участие в процессе конвертации каждого документа двух и более уполномоченных работников. Также внутренними документами определяется порядок фиксации даты и времени проведения конвертации каждого документа и формата исходного документа, правила доступа к исходным документам и правила контроля за исполнением указанных требований.

Законопроект затрагивает широкий спектр деятельности, как учреждений государственного сектора, так и коммерческих организаций, что усиливает необходимость тщательной проработки предлагаемых новаций. По итогам первого чтения профильные комитеты Государственной Думы внесли свои предложения по доработкам в Законопроект. Так, в частности, требуют корректировки вопросы сроков хранения оригиналов документов, применения электронной подписи, требования к лицам, имеющим право создавать и хранить электронные документы. Кроме того, предлагается скорректировать некоторые термины и определения, используемые в Законопроекте, поскольку формулировки противоречат уже действующим нормативным правовым актам.

Особо подчеркивается, что вопросы создания, применения и хранения электронных документов должны быть вынесены в самостоятельное законодательное регулирование. Исходя из этого, ожидается, что ко второму чтению в Законопроект будут внесены значительные изменения[1].

Несмотря на то, что при обсуждении законопроекта внесено значительное количество поправок,  следует отметить высокую значимость данного документа. Формирование единой правовой основы для создания и использования ЭД способствует реорганизации системы государственного управления, а активное участие всех заинтересованных лиц в этом процессе позволяет ускорить ее создание.

По всем вопросам, связанным с электронным документооборотом при ведении хозяйственной деятельности учреждения Вы можете обращаться к специалистам БФТ-Холдинга:

question@bftcom.com

+7 (495) 784-70-00

 

---

 

[1] На момент написания статьи Законопроект находится на доработке.