Производственная компания реализовала проект по развитию SRM-системы «БФТ.Закупки» и получила важные преимущества для бизнеса. Подробности в кейсе на РБК.
Крупная производственная компания с помощью комплексной информационной системы «БФТ.Закупки» ведет активную закупочную деятельность на различных электронных торговых площадках (ЭТП): «ГПБ», «ОТС», «РТС-тендер», «ТЭК-Торг», «Росэлторг».
Причина
С течением времени компания столкнулась с ростом объемов и сложности закупок. Повысились требования к автоматизации и прозрачности закупочных процедур, а также к более продуктивному взаимодействию с ЭТП. В частности, необходимо было выстроить интеграции системы «БФТ.Закупки» с ЭТП ONLINECONTRACT и «АГЗ РТ» (ZakazRF), а также модернизировать существующие процессы обмена данными между системой «БФТ.Закупки» и уже подключенными к ней ЭТП «ТЭК-Торг» и «Росэлторг».
Кроме того, компания планомерно работает над повышением эффективности и сокращением издержек. Так, до начала проекта запросы разъяснений по закупке и процедуры переторжки частично обрабатывались специалистами вручную, что приводило к задержкам и ошибкам. Унификация и оптимизация бизнес-процесса закупок должна была привести к сокращению ручных операций и, как следствие, количества ошибок и нарушений сроков.
Эти предпосылки легли в основу очередного этапа планового развития системы «БФТ.Закупки» в компании.
Задачи
Основной задачей проекта стало расширение функциональности системы «БФТ.Закупки» за счет
- интеграции системы с новыми ЭТП ONLINECONTRACT и ZakazRF;
- реализации в системе дополнительных функциональных блоков для обеспечения комплексного сопровождения закупочных процедур: API-методов для автоматизации обмена электронными документами с ЭТП «ТЭК-Торг» и «Росэлторг», включая блоки «Запросы разъяснений» и «Переторжка».
О решении
Комплексная информационная система организации процесса закупок «БФТ.Закупки», разработанная БФТ-Холдингом, реализована на базе low-code решения для создания информационных систем и их компонентов «БФТ.Платформа». Система позволяет полностью автоматизировать все процессы организации и проведения закупок от формирования потребности до исполнения договорных обязательств и формирования контрольной отчетности. Одним из ее преимуществ является возможность корректного обмена данными с различными внешними системами, такими как Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС Закупки), электронные торговые площадки и учетные системы Клиентов.
Соответствие системы всем актуальным требованиям к решениям данного класса позволило специалистам БФТ-Холдинга полностью реализовать проект в установленные сроки:
- реализовать новые интеграции «БФТ.Закупки» с ЭТП ONLINECONTRACT и ZakazRF по форматам интеграционного взаимодействия в соответствии с требованиями Клиента;
- обеспечить двунаправленную интеграцию по новому виду документа «Запрос на разъяснение» и реализовать процедуру переторжки в рамках расширения функциональных возможностей и поддержки новых методов, предусмотренных форматами обмена между системой «БФТ.Закупки» и ЭТП «ТЭК-Торг» и «Росэлторг».
Результат проекта
По итогам проекта производственная компания достигла следующих качественных улучшений закупочного процесса:
- в системе «БФТ.Закупки» созданы эффективные инструменты обмена электронными документами, в том числе по запросам разъяснений и процедурам переторжки;
- за счет использования эффективного механизма обмена документами и проведения процедур унифицированы процессы интеграционного взаимодействия системы «БФТ.Закупки» с ЭТП;
- ускорена обработка закупочных процедур благодаря уменьшению времени ответа на запросы и сокращению сроков проведения переторжек;
- снижена административная нагрузка на сотрудников закупочных подразделений за счет автоматизации рутинных операций и контроля сроков, поддержки новых интеграционных возможностей;
- минимизирован риск ошибок в документах и задержек, вызванных «человеческим фактором», за счет автоматизации и механизмов контроля;
- повышены эффективность, прозрачность и управляемость процесса за счет отслеживания статусов документов и процессных этапов, своевременного информирования пользователей;
- повышены качество и полнота данных, необходимых для последующего анализа и управления закупочной деятельностью на уровне компании.
Источник: РБК