Процесс закупок и снабжения охватывает множество участников, процессов, процедур и документов, которые сложно проконтролировать вручную или с помощью стандартных инструментов, встроенных в корпоративные системы (SRM, СЭД и другие). Екатерина Занозина, заместитель директора Дирекции управления данными БФТ-Холдинга, – о применении BI на разных этапах закупочного процесса в своей статье для РБК.
BI-системы необходимы бизнесу для анализа данных и принятия обоснованных решений. Их ключевое функциональное преимущество – в способности собирать и обрабатывать данные из самых разных внешних и внутренних источников, «складывая» их в централизованном хранилище. Впоследствии эти структурированные, очищенные и обогащенные данные могут быть использованы для формирования отчетов: например, в виде простых таблиц и диаграмм, более сложных интерактивных дашбордов с возможностью детализировать каждый параметр, многомерных OLAP-кубов.
Инструменты BI могут использоваться на всех этапах закупочного процесса, помогая руководителям и специалистам отслеживать ход исполнения закупки, принимать правильные решения, оперативно реагировать на отклонения от планов и избегать рисков. Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.
Оценка потребностей в закупке
Аналитическая система ведет мониторинг запаса товаров, комплектующих, расходных материалов, сырья и других ресурсов, а также динамику их потребления. Своевременное определение потребности в закупке новой партии или консолидации закупок позволяет предотвратить сбои бизнес-процессов из-за нехватки необходимых комплектующих, оптимизировать загрузку складских площадей, не допуская формирования излишних запасов.
В качестве примера можно привести производственную компанию, которая с помощью BI анализирует данные о продажах своей продукции за несколько лет, прогнозирует потребность в сырье с учетом изменения поведения покупателей и сезонных колебаний спроса.
Подготовка к закупке
На этом этапе система анализирует коммерческие предложения и сравнивает цены разных поставщиков с учетом возможных скидок, визуализирует данные на графиках для объективного выбора и лучшего ценового предложения.
Например, розничная сеть, специализирующаяся на непродовольственных товарах, на таблицах и графиках анализирует предложения нескольких поставщиков аналогичной по характеристикам бытовой химии, выявляя лучшие предложения с учетом логистики и условий оплаты. Сюда также может быть добавлен интеллектуальный ассистент, который будет анализировать отзывы покупателей и автоматически отсекать торговые марки, заслужившие негативную оценку.
Проведение закупки
Автоматизированная аналитика тендеров включает в себя отслеживание сроков, участников, статусов заявок, ценовой динамики и результатов закупочных процедур. В результате компания получает возможность полностью контролировать процесс, снижая нагрузку на отдел закупок и минимизируя риски.
Особенно важно это для проведения государственных тендеров, которые должны соответствовать строгим регламентам. Например, государственная организация, проводящая закупку сложного оборудования, отслеживает все показатели этой процедуры, автоматически выявляет потенциальные нарушения, чтобы избежать претензии со стороны контролирующих органов.
Контроль за выполнением закупки
Благодаря своевременно формируемой отчетности организация отслеживает ключевые показатели исполнения закупки: сроки, объемы, статус поставки и другие параметры. Это позволяет гарантировать соблюдение обязательств как поставщиком, так и самим заказчиком – и тем самым избежать возможных разногласий и споров.
Например, строительная компания отслеживает периодичность поставки материалов и в случае задержки может оперативно заявить претензию поставщику, побудив его к более активным действиям.
Анализ экономической эффективности закупок
Система бизнес-аналитики помогает финансовому подразделению отслеживать расходы на закупки по временным периодам, категориям, географическому признаку и т.д., а также сравнивать плановые и фактические затраты. Это позволяет принимать решения о возможной оптимизации затрат и логистических цепочек, не допускать отклонений от бюджета. Кроме того, она дает представление о периодах возрастаний и спадов спроса, что является важной составляющей финансового планирования и прогнозирования закупок.
Например, производственное предприятие, проанализировав затраты на закупку сырья, пришло к выводу, что стоимость доставки груза у действующего контрагента за год выросла в несколько раз. Компания провела анализ рынка и нашла поставщика аналогичного товара, предлагающего более выгодные условия. Это особенно важно при большом ассортименте закупок у разных исполнителей, когда вручную сложно отследить все изменения.
Анализ операционной эффективности
BI дает четкое представление руководителям компании об эффективности работы отдела закупок и нагрузке на его специалистов.
Например, система дает возможность анализа скорости обработки заявок, долю успешных и неуспешных закупок, время обработки претензий, удовлетворенность внутренних заказчиков. Также с ее помощью можно выявить аномалии в процедурах закупки, которые свидетельствуют о подозрительных действиях отдельных сотрудников, мошеннических схемах и других негативных для бизнеса факторах.
Анализ взаимоотношений с поставщиками
Система помогает выявлять наиболее эффективных поставщиков по истории сотрудничества с ними, своевременности выполнения контрактов, качеству продукции, количеству повторных заказов.
Результатом такой оценки на основе объективных показателей может стать рейтинг поставщиков, когда лучшие контрагенты получают определенные привилегии, а проблемные поставщики проходят дополнительную проверку.
Правовые аспекты
Закупки – высокорисковый процесс, который должен соответствовать внутренним стандартам и регламентам компании, а также требованиям регуляторов. BI-система задействуется при проведении внутреннего аудита закупочного процесса: она анализирует показатели и определяет индикаторы риска, на которые нужно прежде всего обратить внимание при проведении проверки.
Например, таким образом можно выявить случаи закупок у единственного поставщика (что может свидетельствовать о необоснованных ценах), злоупотребления, неправомерных согласований, конфликтов интересов.
***
Использование систем бизнес-аналитики (BI) позволяет контролировать процесс закупок – от оценки потребностей и анализа предложений до мониторинга исполнения контрактов и аудита. Такие решения повышают прозрачность закупочной деятельности, минимизируют риски ошибок, связанных с человеческим фактором, и помогают принимать более точные решения. В целом, BI-инструменты превращают закупки из трудоёмкой операционной задачи в управляемый процесс, который способствует повышению эффективности бизнеса.
Источник: РБК