Статья на РБК: «Как эффективно управлять арендой непрофильного имущества?»

Выявление и отчуждение непрофильных активов является частью повседневной работы многих крупных компаний и коммерческих холдингов, которая проводится в целях совершенствования процесса управления активами. Продажа таких активов не всегда возможна из-за юридических, экономических или стратегических барьеров. Каким образом в такой ситуации распорядиться непрофильным активом, чтобы не только сократить расходы на его эксплуатацию и содержание, но также по возможности извлечь из него прибыль? Рассказываем в этой статье.

Что такое непрофильные активы

К основным фондам компаний относят активы, которые постоянно и многократно используются в течение длительного времени в целях обеспечения основных видов деятельности – для производства товаров или оказания услуг, а также для управленческих и иных нужд организации.

К материальным основным фондам среди прочих относят земельные участки, здания и сооружения. В процессе реструктуризации компаний и оптимизации портфеля активов, технологических и операционных изменений такое недвижимое имущество становится непрофильным: оно не участвует в обеспечении основных и сопутствующих видов деятельности, не оказывает влияние на безопасность, но в то же время требует расходов на эксплуатацию и содержание. Такое имущество считают непрофильными активами, которые необходимо своевременно выявлять и распоряжаться им наиболее эффективным способом.

Какие действия можно совершать с непрофильными активами

В соответствии со статьей 209 Гражданского кодекса Российской Федерации собственник имущества вправе по своему усмотрению отчуждать своё имущество в собственность другим лицам, передавать им, оставаясь собственником, права владения, пользования и распоряжения имуществом, отдавать имущество в залог и обременять его другими способами, распоряжаться им иным образом. Соответственно, организации, которым собственник передал имущество в распоряжение, ограничены в своих возможностях.

В холдинговых структурах распоряжение непрофильными активами также часто требует согласования с управляющей компанией или советом директоров, особенно если речь идёт о стратегически значимых объектах.

Кроме юридических ограничений корпорация может принять решение о экономической нецелесообразности реализации непрофильного актива ввиду его низкой ликвидности, низкого рыночного спроса в условиях сложной экономической ситуации, издержек на подготовку к продаже актива, включая его оценку и подготовку документов, на госпошлины и налоги. Оптимизация портфеля активов часто предполагает продажу непрофильного имущества. Но в случае, когда продажа невозможна, существенным образом затруднена или экономически нецелесообразна, организации пользуются возможностью сдачи таких активов в аренду.

Трудности процесса управления непрофильными активами

Процесс управления непрофильными активами в крупном коммерческом холдинге связан с определенными трудностями. Организации концентрируют свои внимание и силы на процессах основной деятельности. В этой связи, к примеру, нельзя сравнивать процесс сдачи в аренду помещений объектов коммерческой недвижимости управляющей компанией, для которой он является основным, и процесс сдачи в субаренду складов крупным промышленным предприятием.   

Последние часто сталкиваются со сложностями, вызванными отсутствием систематизации сведений в отношении непрофильного имущества, не организованной должным образом системой хранения информации, которая чаще всего ведется на бумаге, в электронных (Excel) таблицах, в виде файлов и фотографий, хранимых на сетевых дисках.

Преодолевая сложности, находя потенциальных арендаторов, вручную готовя отчеты для согласования намерений о сдаче помещений в субаренду с руководством, процесс так или иначе запускается. Но этот процесс динамический и им необходимо системно управлять. Также важно учитывать следующие обстоятельства:

• здания и сооружения могут заниматься и освобождаться арендаторами;
• объекты недвижимости могут требовать проведения ремонтов;
• пустующие еще вчера объекты могут потребоваться для основной деятельности в связи с расширением штата или производственных мощностей;
• платежеспособный арендатор может столкнуться с трудностями, что грозит неоплатой аренды и коммунальных услуг;
• из-за слабого финансового контроля может возникать дебиторская задолженность перед арендодателем.

В случае, когда филиалы и дочерние компании действуют обособленно, нет единого стандарта работы с активами, то к задачам управления арендными отношениями добавляется и строгий контроль их реализации.

На практике организационные сложности связаны не только с отсутствием единой системы учета. Разбираться с непрофильными активами – это второстепенная задача по сравнению с основной деятельностью, часто не связанная с KPI ответственных менеджеров. Это приводит к тому, что определение свободных площадей и предоставление информации потенциальному арендатору затягивается на несколько дней, а получение достаточно простого по форме отчета о доходах от аренды затягивается на недели.

Как повысить эффективность управления процессом сдачи в аренду

Для повышения эффективности управления процессом сдачи в аренду непрофильного имущества (активов) бизнесу необходимо разработать стратегию в отношении такого имущества, в рамках которой на постоянной основе обеспечивать:

• выявление непрофильного имущества (активов);
• систематизацию и периодическую актуализацию сведений о непрофильном имуществе;
• разработку стратегии управления непрофильным имуществом и плана реализации мероприятий, предусмотренных стратегией, в том числе по возможности сдачи непрофильного имущества в аренду;
• контроль исполнения мероприятий, предусмотренных планом.

Автоматизировать выполнение всех перечисленных шагов, повысить доходность от сдачи в аренду непрофильного имущества организаций (земельных участков, зданий, сооружений, помещений организаций), а также сократить расходы на их эксплуатацию и содержание позволяют современные цифровые решения для управления активами. Такие системы обладают большим количеством функциональных возможностей, предоставляя цифровые инструменты для:

• ведения данных (реестров) по объектам имущества с учетом расширенных характеристик, прав и обременений, с приложением договоров и документов;
• ведения структурированных планов этажей: с разметкой помещений, доступных к аренде, с разметкой помещений в зависимости от функционального назначения и/или другим параметрам;
• ведения договоров аренды и договоров по оплате коммунальных услуг с автоматическим контролем оплат и уведомлением в случае задолженности;
• подготовки пакета документов требуемого формата для согласования сделок по аренде с собственником;
• ведения сведений о расходах, связанных с мероприятиями по эксплуатации и обслуживанию объектов имущества;
• ведения сведений о расходах и доходах по объектам недвижимости в виде виджетов, отображаемых на удобных аналитических панелях;
• интеграции с сайтами для размещения объявлений об аренде.

Эффект от внедрения цифровых решений для управления активами

Эффект от внедрения цифровых решений выражается в увеличении доходов на 15-25% от сдачи в аренду непрофильного имущества (активов) за счет сокращения интервала простоев помещений, а также благодаря:

• автоматизированному формированию документации и, как следствие, ускоренному согласованию с собственником реестров имущества, планируемого к сдаче в аренду;
• удобному поиску и своевременному предоставлению информации о свободных помещениях потенциальному арендатору;
• минимизации конфликтных ситуацией по неплатежеспособности арендатора, своевременному завершению арендных отношений;
• оптимизации использования имущественного фонда в рамках основных видов деятельности и реализации потенциала от высвобождения дополнительных площадей под аренду.

Управление арендой непрофильного имущества – это трудоемкий процесс для компаний, занимающихся иной профильной деятельностью. Комплексный подход к его обеспечению, а также внедрение передовых цифровых инструментов автоматизации позволят не только сокращать издержки на управлении непрофильными активами и их содержании, но также и извлекать из них максимальную выгоду.

Источник: РБК