Статья на РБК: Как упростить процесс создания и ведения каталога номенклатуры в SRM?

Эффективные закупки способствуют рациональному распределению финансовых потоков, оптимизации производственных процессов и повышению конкурентоспособности в организациях любого масштаба. Кроме того, значимость оптимизации закупок в отдельных компаниях возрастает из-за увеличения объемов производства и, соответственно, роста потребности в материалах и товарах. Это ставит перед закупщиками задачу построения эффективной стратегии закупок и оптимизации затрат. Одним из элементов такой стратегии может стать изменение подходов к ведению номенклатуры закупаемых товаров, работ услуг, в том числе за счет формирования и использования соответствующего каталога в системе закупок.

Роль каталогов в процессе управления закупками

Каталог можно определить как структурированный перечень товаров, работ и услуг, который используется для облегчения поиска, выбора и закупки необходимых позиций. Каталог в процессе закупок не только помогает систематизировать информацию, но и значительно упрощает взаимодействие между участниками процесса. Основная его цель заключается в том, чтобы предоставить участникам процесса доступ к актуальной и структурированной информации о товарах, работах и услугах, что в свою очередь способствует прозрачности закупок, повышению точности планирования и сокращению операционных расходов. Важно отметить, что систематизация информации в каталогах позволяет избежать путаницы и облегчить процесс выбора, что особенно актуально в условиях растущего объема закупок.

Неотъемлемой частью любого современного каталога являются уникальные коды продукции, обеспечивающие однозначную идентификацию каждой позиции. Также в каталоге указываются наименование, единица измерения, детальные технические характеристики и прочие сведения, необходимые для принятия решения о покупке. Для повышения качества описания часто включают обязательные и дополнительные параметры, которые могут быть критически важны для определенных закупок.

Одной из ключевых задач, связанных с каталогами, является стандартизация и классификация информации. Для этого используются различные классификаторы, например, Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2).

Какие цифровые инструменты упрощают процесс ведения номенклатуры?

Оптимизировать процессы создания и ведения каталогов, товаров и услуг помогают комплексные системы управления закупками класса SRM (Supplier Relationship Management). Современная система такого уровня должна позволять гибко настраивать все необходимые параметры каталога, включая обязательные и дополнительные элементы, структурировать позиции каталога, использовать различные классификаторы, в том числе общероссийские, и при необходимости интегрироваться с другими системами для получения справочной информации.

Создание и поддержка качественного каталога требуют значительных усилий и профессионализма от сотрудников, отвечающих за его ведение. Одной из главных сложностей является корректное и однозначное описание технических характеристик: слишком общие формулировки приводят к снижению качества закупаемых товаров, а чрезмерно детализированные – к ограничению конкуренции. Создание типовых описаний объекта закупки по позициям каталога и их применение позволяют сократить издержки на подготовку и проведение конкурентных процедур и уменьшить количество несостоявшихся процедур за счет повышения полноты и качества описания закупаемых товаров, работ и услуг. 

Важно не только наполнить каталог полными и актуальными данными, но и в условиях постоянных изменений обеспечить полноценное управление каталогом и его актуализацию. На практике оптимальным решением становится внедрение четких циклов пересмотра каталога, например, ежеквартально или ежегодно, в зависимости от специфики отрасли и динамики рынка. Неоптимизированные каталоги создают дополнительные трудности: дублирование позиций, устаревшие записи и сложность поиска нужной информации усложняют процесс закупок и ведут к ошибкам в документации. 

ИИ в процессах

В вопросах управления данными каталога может помочь применение искусственного интеллекта, который способен быстро обрабатывать большие объемы данных, выявлять закономерности и предлагать решения, которые могут значительно повысить эффективность управления каталогом. Это может быть автоматизированное формирование атрибутов справочника на основании текстового описания и анализа данных с использованием алгоритмов машинного обучения, что значительно ускоряет и упрощает процесс заведения новых позиций и обеспечивает единообразие в каталоге. Также искусственный интеллект может помочь при первичной обработке заявок на добавление новых позиций или внесение изменений в каталог. Это позволит автоматически проверять заявки на полноту и корректность, выявлять дублирующиеся или схожие позиции и предлагать оптимальную структуру данных. Использование искусственного интеллекта в SRM-системе закупок в целом и в работе с каталогом закупаемых товаров, работ и услуг в частности становится не просто вспомогательным инструментом, а драйвером цифровой трансформации всех закупочных процессов.

Эффект от оптимизации процесса работы с каталогами закупок

Продвинутая SRM-система должна обеспечивать широкие возможности для управления каталогом закупаемых товаров, работ, услуг, в том числе за счет эффективного взаимодействия участников процесса закупок. Аналитика по каталогу закупаемых товаров, работ и услуг предоставляет закупочным подразделениям и компаниям расширенные возможности для повышения эффективности и прозрачности процессов закупок:

• Сопоставление планируемых и фактических цен. Сравнивая запланированные (ориентировочные) цены закупок с фактически достигнутыми по результатам конкурентных процедур, можно выявлять отклонения, анализировать причины перерасходов или экономии. Это позволяет корректировать бюджеты, точнее прогнозировать расходы и повышать точность финансового планирования.
• Отслеживание динамики результатов закупок по позициям каталога. Регулярный анализ результатов закупок по каждой позиции каталога (например, по факту проведения тендеров или запросов котировок) помогает выявлять, какие товары, работы или услуги востребованы, а по каким позициям закупки не состоялись. Это дает возможность своевременно обновлять каталог: удалять неактуальные позиции, добавлять новые, редактировать характеристики или условия поставки с учетом изменений на рынке.
• Сбор информации о целевых поставщиках по позициям каталога, по которым прошло успешное исполнение заключенных договоров. Систематический сбор и анализ данных о поставщиках, с которыми уже были успешно исполнены договоры, позволяет формировать базу надежных партнеров. Такой список может быть использован для заключения договоров с проверенными поставщиками не только по результатам конкурентных процедур, но и в случае оперативной потребности или аналогичной потребности смежных подразделений компании. Это снижает риски срыва поставок, повышает качество закупаемых товаров и услуг, а также сокращает время на поиск и согласование новых контрагентов.

Таким образом, использование полноценного каталога закупаемых товаров, работ или услуг в SRM-системе значительно сокращает временные затраты на поиск необходимой позиции. Чем выше процент закупок, осуществляемых через такой каталог, тем эффективнее становятся закупки компании. Однако важно учитывать качество самого каталога: наличие удобной навигации, возможность фильтрации и сортировки, уровень детализации позиций каталога существенно влияют на результаты закупочной деятельности. С помощью каталога можно решить разнообразные задачи в области закупок, в том числе обеспечить проверку соблюдения нормативных цен, поиск аналогов, проведение анализа закупаемых позиций и результатов закупок, соблюдение необходимых процедур и формирование полноценной отчетности.

Общий успех любой SRM-системы во многом зависит от постоянного развития и наличия необходимых функциональных возможностей для решения всех задач в процессе закупок. Эффективный каталог, структурированные описания, своевременный мониторинг изменений, автоматизированные инструменты и качественный контроль помогают компании не только повышать оперативность и прозрачность своих закупочных процедур, но и добиваться более выгодных условий, снижать издержки и укреплять свои позиции на рынке.

Источник: РБК