MDM-система (Master Data Management) становится ключевым инструментом управления корпоративными данными в современном бизнесе. Ее успешное внедрение требует тщательной подготовки, организационных изменений и выстраивания базовых процессов. Подробнее – в колонке Максима Зацепина, директора Департамента систем управления данными БФТ-Холдинга.
MDM – ключевой элемент инфраструктуры данных крупного предприятия
В эпоху цифровизации эффективное управление данными становится приоритетной задачей любой организации – не случайно в России экономика данных легла в основу нового национального проекта. Централизованное управление данными позволяет компаниям сформировать единую информационную среду, в которой все сотрудники и корпоративные системы получают и применяют актуальные, полные и непротиворечивые сведения о продуктах, клиентах, поставщиках и других объектах (мастер-данные, НСИ), с которыми связана их деятельность.
Подходы к управлению данными в организациях разного масштаба отличаются. Например, небольшие компании могут использовать для учета товаров или контрагентов обычные таблицы, тогда как более крупному предприятию уже требуются мощные системы, такие как CRM и ERP. Если же организация представляет собой группу компаний или холдинг, объединяющий несколько бизнес-направлений, имеющий сложную распределенную структуру и огромный ИТ-ландшафт, – ей необходима специальная система, предназначенная для централизованного управления корпоративными мастер-данными – MDM-система. Для таких организаций MDM-система становится надежной основой для принятия объективных управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и обеспечения стабильности.
Процесс внедрения MDM-системы – это не просто установка и настройка доступного на рынке решения, а большая технологическая и организационная перестройка, которая сопровождается тщательным планированием и комплексным подходом. Успех проекта зависит от верного определения целей, тщательной подготовки инфраструктуры данных и готовности компании к изменениям. Путь к созданию системы управления мастер-данными непрост и требует определенных инвестиций. Тем не менее именно такой подход обеспечивает бизнесу уверенность в принимаемых решениях, основанных на качественных данных, а не на субъективных оценках, – которую дает MDM.
Методология внедрения MDM-системы включает в себя несколько этапов
Первый этап: оценка бизнес-потребностей, аудит инфраструктуры данных
Прежде всего необходимо определить текущее состояние процессов управления мастер-данными и НСИ в компании, выявить проблемные места, сформировать цели и критерии успеха внедрения MDM-системы. Для этого проводятся интервью с топ-менеджментом и стейкхолдерами, анализируются процессы и соответствующие документы, изучаются источники данных и целевые системы, в которые они поступают.
Основные процессы этого этапа:
- оценка качества существующих данных;
- составление перечня основных источников данных;
- аудит бизнес-процессов работы с данными (не только использования, но и ведения, согласования данных);
- выявление проблемных зон в управлении данными;
- определение ключевых доменов (областей) данных для централизации;
- разработка модели данных (какие справочники, регистры должны быть в системе, в какой они будут иерархии);
- определение целевых систем – потребителей данных и групп пользователей.
Второй этап: анализ рынка и выбор решения
На российском рынке представлен достаточно большой ассортимент MDM-систем: например, в отчете «MDM/НСИ Круг Громова» проанализированы 14 программных продуктов, различающихся по функциональности и другим критериям. Поэтому для выбора оптимального решения компании необходимо четко сформулировать потребности: это могут быть, например, оптимизация взаимодействия между подразделениями, повышение эффективности закупочной деятельности, повышение лояльности клиентов за счет улучшения качества обслуживания.
В соответствии с этим подбирается необходимое решение, учитывая следующие критерии:
- функциональная полнота (обработка данных, поиск, отчеты);
- интеграционные возможности, наличие коннекторов для подключения всех необходимых источников;
- совместимость с целевыми системами – потребителями данных;
- масштабируемость решения;
- уровень автоматизации и настройки (инструменты автоматизации отдельных процедур, применение low-code);
- стоимость владения (TCO), включая приобретение, лицензии и поддержку;
- уровень информационной безопасности;
- возможности сопровождения и уровень технической поддержки системы вендором.
Третий этап: проектирование и тестовое внедрение
На этом этапе происходит проектирование системы в соответствии с потребностями организации, она устанавливается и настраивается.
Проектирование заключается в формировании макета будущей MDM и включает в себя:
- настройку интеграций;
- разработку правил нормализации и стандартизации данных(единая система справочников, правила валидации, стандарты заполнения справочников);
- разработку правил контроля качества данных;
- определение механизмов переноса данных в MDM из существующих систем;
- определение ролевой модели доступа к мастер-данным;
- обеспечение информационной безопасности.
Тестовое внедрение системы происходит на ограниченном объеме данных. Это обязательный этап, позволяющий проверить, что система будет корректно вести себя в «боевых» условиях.
Четвертый этап: нормализация данных
Чтобы MDM-система приносила максимальный эффект, в ней должны храниться качественные данные, полные, актуальные и непротиворечивые. Поэтому одновременно с внедрением MDM необходимо начать процесс нормализации уже перенесенных в систему данных. В ходе эксплуатации также нужно постоянно обеспечивать высокое качество тех данных, которые будут в нее поступать и распространяться в системы-потребители.
Этот процесс включает в себя следующие процедуры:
- очистка данных (удаление излишней информации, исправление ошибок),
- дедупликация,
- обогащение (внесение недостающих сведений),
- категоризация,
- построение иерархий и связей между объектами.
Стоит отметить, что в современных MDM-системах в процессе нормализации мастер-данных активно применяются инструменты, основанные на технологиях искусственного интеллекта и машинного обучения. Они позволяют до минимума сократить объем ручного труда специалистов.
Пятый этап: организационные изменения
Одновременно с проектированием и внедрением MDM-системы происходит подготовка бизнес-процессов организации к работе в ней:
- назначение ответственных за работу с данными, определение их функций и полномочий;
- разработка и утверждение четких регламентов работы с данными;
- утверждение процессов согласования данных (например, при необходимости добавления новых позиций и внесения изменений в справочники);
- обучение конечных пользователей MDM-системы.
Шестой этап: запуск в промышленную эксплуатацию и оценка эффективности внедрения
Запуск в промышленную эксплуатацию подразумевает перенос в MDM-систему всех необходимых данных, обеспечение корректных процессов управления мастер-данными, начало работы в системе всех подразделений компании. Поддержка на этапе запуска заключается в мониторинге работы системы (стабильность, корректность обработки данных), консультировании пользователей по вопросам реализации их текущих бизнес-процессов в системе, проведение необходимых донастроек и корректировок.
Для оценки эффективности внедрения используется ряд ключевых метрик:
- качество данных в системе, отсутствие дубликатов, недостоверных сведений;
- время обработки запросов пользователей и поиска данных в системе (в сравнении с ситуацией до внедрения);
- затраты на управление данными.
Итак, успешное внедрение MDM-системы невозможно без предварительной подготовки и выстраивания базовых процессов управления данными. Только комплексный подход, включающий стандартизацию, организационные изменения и тщательный выбор технологического решения, обеспечит достижение поставленных целей и повышение эффективности бизнеса.
Источник: РБК